Question 1

Como funciona o cadastro de dependentes?

Accepted Answer

O colaborador cadastra cônjuge, filhos e outros dependentes pelo app, com os documentos, e o RH confere na aba Dependentes de Colaboradores . O colaborador envia o pedido pelo app, que fica Em análise . O RH abre o pedido, confere os dados e os documentos e aprova ou recusa. O colaborador recebe o aviso e, se foi recusado, pode corrigir e reenviar. O RH exporta a lista e pede a inclusão à operadora ou à corretora. Aprovar não inclui ninguém no plano. O Gward guarda o cadastro e os documentos, mas quem inclui ou exclui a pessoa do plano é a empresa, junto à operadora ou à corretora. O dependente é do colaborador e não fica ligado a um benefício específico. Situação O que significa Em análise O pedido foi enviado pelo app e espera a conferência do RH. Aprovado O RH conferiu o cadastro. Recusado O RH pediu uma correção. O colaborador vê o motivo e pode corrigir e reenviar. Inativo O cadastro foi encerrado pelo RH, pelo colaborador ou pela rotina automática. Cada pessoa tem um cadastro só por CPF, e o histórico de cada cadastro aparece ao abrir o dependente. Resumo diário O proprietário e os administradores recebem um resumo diário por e-mail: pedidos em análise, inativações e quem chega à idade-limite em 30 dias. Os mesmos números aparecem no topo da aba. Plano Básico O recurso é dos planos Profissional e Corporativo. Se a empresa voltar ao Básico, os dependentes já cadastrados ficam só para consulta.

Question 2

Como aprovar ou recusar um dependente?

Accepted Answer

Em Colaboradores , abra a aba Dependentes . Para ver só o que está pendente, clique em Ver pedidos . Clique no nome da pessoa para ver os dados e os documentos. Clique em Aprovar , ou em Recusar . Na recusa, escolha o motivo: Documento ilegível , Dados não conferem , Documento faltando , Fora da política de Dependentes ou Outro motivo , que pede uma explicação. Depois, clique em Confirmar recusa . O colaborador recebe um push e, na recusa, também um e-mail. Ele vê o motivo no app e pode corrigir e reenviar. Você pode mudar a situação depois: um dependente aprovado pode ser recusado ou inativado, e um recusado ou inativo pode ser aprovado. Se ele já estiver no plano, peça a exclusão à operadora ou à corretora, porque a mudança no Gward não o tira do plano.

Question 3

Como adicionar ou importar dependentes?

Accepted Answer

O colaborador costuma cadastrar pelo app, mas o RH também pode fazer isso na aba Dependentes de Colaboradores . Um dependente Clique em Adicionar dependente . Escolha o colaborador titular e preencha os dados. Anexe os documentos do parentesco, que são obrigatórios. Clique em Adicionar Dependente . O cadastro já entra como aprovado. Vários, por planilha Serve para trazer os dependentes que a empresa já tem. Clique em Importar planilha e em Baixar o modelo da planilha . Preencha o modelo e envie o arquivo, em XLSX ou CSV. Confira o resultado e clique em Importar . Os importados entram como aprovados, sem documentos, e aparecem com a marca Docs pendentes . Para anexar, clique no nome da pessoa e use Anexar ou trocar documento , com arquivos em PDF, PNG ou JPG de até 25 MB.

Question 4

Como inativar um dependente?

Accepted Answer

Em Colaboradores , abra a aba Dependentes e clique no nome da pessoa. Clique em Inativar . Escolha o motivo: Fora da política de Dependentes , Separação ou divórcio , Falecimento , A pedido do colaborador ou Outro motivo , que pede uma explicação. Clique em Confirmar inativação . O colaborador recebe um push e um e-mail. Inativar não tira a pessoa do plano: peça a exclusão à operadora ou à corretora. Quando a inativação é automática Idade-limite: filho(a) e enteado(a) aos 21 anos, ou 24 se universitário; menor sob guarda aos 18. A data aparece ao abrir o cadastro. Colaborador inativado: os dependentes dele são inativados junto. Para mudar a situação deles, reative o colaborador primeiro. O colaborador também pode inativar um dependente pelo app. Todas as inativações dos últimos 7 dias aparecem no topo da aba.

Question 5

Como exportar os dependentes para a operadora?

Accepted Answer

Em Colaboradores , abra a aba Dependentes e clique em Exportar . Escolha Base atual ou Movimentação no período . Clique em Baixar XLSX . Base atual: colaboradores ativos e dependentes aprovados, com uma linha por pessoa: o titular e, abaixo, os dependentes dele. Movimentação no período: dependentes incluídos (aprovados) ou excluídos (inativados) entre as datas que você escolher. Cada linha traz o CNPJ e a razão social da empresa ou da filial do colaborador. O envio do arquivo à operadora ou à corretora é feito pela empresa.

Question 6

Quais documentos são pedidos e por quanto tempo ficam guardados?

Accepted Answer

Os documentos dependem do parentesco: Parentesco Documentos pedidos Cônjuge Documento com foto (RG ou CNH) ou certidão de nascimento, e certidão de casamento Companheiro(a) Documento com foto (RG ou CNH) ou certidão de nascimento, e escritura ou declaração de união estável Filho(a) Documento com foto (RG ou CNH) ou certidão de nascimento, e certidão de nascimento. Universitário: também a declaração de matrícula Enteado(a) Documento com foto (RG ou CNH) ou certidão de nascimento, certidão de nascimento e certidão de casamento. Universitário: também a declaração de matrícula Menor sob guarda Documento com foto (RG ou CNH) ou certidão de nascimento, e termo de guarda ou tutela Pai/Mãe e Sogro(a) Documento com foto (RG ou CNH) ou certidão de nascimento, e documento que prove o parentesco Os arquivos ficam em área privada, vistos só pelo RH da empresa e pelo próprio colaborador no app. Por quanto tempo Dependente inativo: os arquivos são apagados 5 anos depois da inativação. Pedido recusado, nunca aprovado nem corrigido: os arquivos são apagados 6 meses depois da recusa. O cadastro e o histórico continuam disponíveis enquanto durar o contrato. Veja também a Política de Privacidade .